EL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS)

El Sistema de Información Gerencial (MIS) es uno de los cinco subsistemas principales del Sistema de Información basado en Computadoras. Su propósito es satisfacer las necesidades de información generales de todos los gerentes de la compañía o de alguna subunidad. Las subunidades pueden basarse en áreas funcionales o en niveles gerenciales.
El MIS proporciona información a los usuarios en forma de informes y salidas de simulaciones hechas con modelos matemáticos. Los informes y las salidas de los modelos se pueden preparar en forma tabular o gráfica.
El MIS refleja el deseo de los gerentes de poner la computadora a disposición de todos los que resuelven los problemas de la compañía. Una vez que el MIS está instalado y funcionando según lo planeado, puede ayudar a los gerentes y otros usuarios tanto dentro como fuera de la organización a identificar y entender los problemas.

DEFINICIÓN DE MIS (Management Information System)

Es un sistema basado en computadoras que proporciona información a usuarios que tienen necesidades similares. Generalmente se presenta en forma de informes periódicos, informes especiales y salidas de simulaciones matemáticas. La información producida es utilizada tanto por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de la compañía.

La base de datos contiene los datos proporcionados por el sistema de información contable, además se introducen tanto datos como información desde el entorno. El software que produce informes, usa la base de datos, y lo mismo hacen los modelos matemáticos que simulan diversos aspectos de las operaciones de la compañía.

SUBSISTEMAS DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

A medida que las compañías adquirieron experiencia en la implementación de diseños de MIS que abarcaban toda la compañía, los gerentes de ciertas áreas comenzaron a aplicar el concepto a sus propias necesidades. Estos sistemas de información funcionales, o subconjntos del MIS adaptados para satisfacer las necesidades de información acerca de las áreas funcionales que tienen los usuarios, recibieron mucha publicidad en algunas áreas y poca. Esta figura ilustra la subdivisión del MIS en subsistemas organizacionales.

SOFTWARE PARA LA REDACCION DE INFORMES

Existen dos tipos de software que producen información: los de redacción de informes y el modelado matemático.
El software de Redacción de Informes consiste en programas que producen informes tanto periódicos como especiales.
Un Informe periódico se prepara según cierto programa y un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario.

INCORPORACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN POR EXCEPCIÓN EN LOS INFORMES

El contenido de los informes puede mejorarse incorporando el concepto de Administración por Excepción.
La gerencia por excepción puede incorporarse en los informes básicamente de cuatro maneras:

• Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones. Éste informe solo se imprime cuando existe una excepción.


• Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. Es posible ordenar los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base en uno o más campos clave, este método dirige la atención del usuario hacia registros específicos.


• Agrupar las excepciones. El informe puede diseñarse de modo que el gerente busque las excepciones en ciertas áreas.


• Mostrar la variación respecto a la norma. Las actividades reales se comparan con las actividades planeadas y la diferencia se precenta como una variación.

MODELADO MATEMÁTICO

El segundo tipo de software de MIS adopta la forma de modelos matemáticos. Un modelo es una abstracción de algo, que representa un fenómeno, un objeto o una actividad. El fenómeno se denomina entidad. Si un modelo representa una compañía, la compañía es la entidad.

Los modelos matemáticos pueden ser:
· Estáticos o dinámicos: representa el comportamiento de la organización (entidad) a lo largo del tiempo.
· Probabilísticos o deterministas: modelo que incluye probabilidades.
· Optimadores o suboptimadores: selecciona la mejor solución entre las alternativas.

SIMULACIÓN

Se denomina Simulación el acto de usar un Modelo. La simulación se efectúa en un escenario específico y predice el efecto que tendrá la decisión o decisiones de quien resuelve el problema
Escenario: usamos el término escenario para describir las condiciones que influyen en la simulación. Los elementos de datos que establecen el escenario se llaman elementos de datos de escenario. Se pueden diseñar modelos de modo que los elementos de datos de escenario sean variables, lo que permitirá asignar diferentes valores.
Variables de decisión: son los valores de entrada que el gerente introduce para evaluar su impacto sobre la entidad.
Técnicas de simulación: el gerente por lo regular ejecuta un modelo optimador una sola vez; el modelo produce la mejor solución para el escenario y variables de decisión dadas. Los modelos suboptimadores, en cambio, tienen que ejecutarse una y otra vez, en busaca de la combinación de variables de decisión que produzca un resultado satisfactorio. Este proceso interactivo de ensayar alternativas de decisión se conoce como juego de hipótesis.
Formato de las salidas de simulaciones: es recomendable incluir los elementos de escenario y las variables de decisión en la misma pantalla o página que las salidas, pues con esto queda claro que entradas produjeron la salida.

UN EJEMPLO DE MODELADO

Los gerentes de una compañía podrían usar un modelo matemático para tomar varias decisiones claves. Tal vez querrán simular el efecto:

• El precio del producto
• La inversión de planta que se requerirá para contar con la capacidad de producción que se busca
• La cantidad que debe invertirse en actividad de mercadotecnia, como publicidad y ventas personales y;
• La cantidad que debe invertirse en investigación y desarrollo

Además, los gerentes querrán poder simular cuatro trimestres de actividad y producir dos informes: un estado operativo que incluya los valores no monetarios y un estado de ingresos que refleje los resultados en términos monetarios.

ENTRADAS DEL MODELO

La pantalla muestra las entradas que se usa para introducir los elementos de escenario para el último trimestre. Algunos de los elementos tienen que ver con la compañía: su capacidad de planta, el número de unidades producidas, el valor monetario de las materias primas, entre otros. Los demás elementos tienen que ver con la influencia del entorno de la compañía: el índice económico, el índice de temporada, los precios de la competencia y el mercadeo de la competencia. Esta pantalla es un ejemplo de interfaz da usuario gráfica, y los cuadros contienen valores por omisión, que se modifican tecleando los elementos deseados. (Ver lámina Entradas del Modelo (1)).

En esta pantalla se muestran los elementos de escenario para el siguiente trimestre. Los gerentes indican cuántos trimestres quieren simular, y luego introducen estimados para los índices económicos y de temporada, para el precio y la mercadotecnia de la competencia.

En la porción inferior de la pantalla los gerentes introducen las cuatro decisiones, con espacio a la derecha para mostrar las utilidades después de impuestos proyectadas. La pantalla puede dar cabida a decisiones para cuatro trimestres, una vez más se muestran valores por omisión. (Ver lámina Entradas del Modelo (2)).

SALIDAS DEL MODELO

Se simula la actividad del siguiente trimestre y se muestran en la pantalla las utilidades después de impuestos. Los gerentes estudian la cifra y deciden que decisiones se usaran en el siguiente trimestre. Se utilizan esas decisiones y se repite la simulación. (Ver Salida del Modelo (1)).

Los gerentes pueden obtener salidas más detalladas en la pantalla o impresas. El estado operativo y el estado de ingresos se muestran en pantallas aparte (Ver Informe de Estado Operativo e Informe de Resultados)

VENTAJAS DEL MODELADO

Los beneficios al usar modelos matemáticos pueden ser los siguientes:

• El proceso de modelado puede ser una experiencia de aprendizaje. Siempre se aprende algo nuevo acerca del sistema físico con cada proyecto de modelado.
• La rapidez del proceso de simulación permite considerar un mayor número de alternativas porque confiere la capacidad de evaluar el impacto de las decisiones en un tiempo corto. En cuestión de minutos se pueden simular varios meses, trimestres o años de operación de la empresa.
• Los modelos proporcionan una capacidad de predicción, que no ofrece ningún otro método de producción de información.
• Los modelos son menos costosos que el método de ensayo y error. El proceso de modelado es costoso en términos de tiempo de desarrollo y del software y hardware requeridos para las simulaciones, pero tal costo es mucho menor que el de las malas decisiones.

DESVENTAJAS DEL MODELADO

Las ventajas del modelado pueden contrarrestarse hasta cierto punto por dos desventajas básicas:

• La dificultad para modelar un sistema de negocios produce un modelo que no captura todas las influencias sobre la empresa. Esto implica que es preciso ejercer un juicio considerable al implementar las decisiones que se basan en los resultados de la simulación.
• Se requiere un alto grado de habilidad matemática para crear personalmente modelos más complejos. También se requieren esas habilidades para interpretar correctamente las salidas.

SALIDAS GRÁFICAS

Tanto los informes como las salidas de los modelos se pueden producir en forma tabular o gráfica. Hay situaciones en que los gráficos funcionan mejor, pero en otras son preferibles los formatos tabulares.
Se recomienda el uso de gráficas cuando:

• Se desea un resumen rápido de los datos.
• Se intenta detectar tendencias con el tiempo.
• Se pronostican actividades.
• Se desea recibir impresiones relativamente sencillas de una cantidad muy grande de información.

¿CUÁLES GRÁFICAS DEBEN USARSE ?

Las gráficas de barras agrupadas son buenas para mostrar tendencias con el tiempo y las gráficas de líneas son preferibles para resumir datos.

EL MIS Y CONSIDERACIONES DE FACTORES HUMANOS

Las influencias que pueden afectar el desempeño de los empleados durante el desarrollo de sus tareas relacionadas con la computadora son consideraciones de factores humanos.

EL TEMOR COMO CONSIDERACIÓN DE FACTORES HUMANOS SUBYACENTES

Los empleados de las compañías que instalaron los primeros sistemas de procesamiento de datos experimentaron temor. Ellos temían que las computadoras los dejarían sin trabajo, y en algunos casos así sucedió. Estos sistemas se implementan para satisfacer las necesidades generales de grupos grandes, no de individuos, ya que son sistemas organizacionales.
¿Cómo los empleados expresan sus temores?
Cuando los empleados temen a la computadora, pueden reaccionar de diversas maneras. La respuesta más sana es expresar abiertamente sus temores a la gerencia, así los gerentes tienen oportunidad de responder y calmar los temores.
¿Cómo los gerentes expresan sus temores?
Hay ocasiones en que los gerentes de un área funcional no quieren compartir su información con otros. Su razonamiento es que ellos han reunido la información y es justo que puedan controlar su uso.
Tales actitudes no son benéficas para la compañía, pero son una realidad de la naturaleza humana.

UN PROGRAMA PARA MINIMIZAR EL TEMOR Y SUS EFECTOS

Los gerentes ayudados por los especialistas en información, pueden minimizar el temor y sus efectos perjudiciales tomando las cuatro medidas siguientes:

• Usar la computadora como mecanismo para mejorar el trabajo asignándole las tareas tediosas y asignando a los empleados las tareas que les permitan ejercitar sus capacidades.


• Usar comunicaciones formales para mantener a los empleados enterados de las intenciones de la compañía.


• Forjar una relación de confianza entre los empleados, los especialistas de información y la gerencia.


• Hacer que las necesidades de los empleados y los objetivos de la compañía sean congruentes.

EL MIS Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

El MIS y sus subsistemas organizacionales contribuyen a la resolución de problemas de dos formas básicas.

• Recursos de información que abarcan toda la organización. El MIS es un esfuerzo que abarca toda la organización y busca proporcionar información para resolver problemas.


• Identificación y comprensión de los problemas. La idea principal en que se basa el MIS es mantener un flujo continuo de información hacia el gerente. Éste usa el MIS primordialmente para detectar problemas actuales o inminentes, y luego para entenderlos determinando sus causas y ubicación.